Chữa Bệnh chần chừ

Chữa Bệnh đắn đo

Một trong những vấn đề thường gặp là nhân sự tỏ ra lần chần khi bắt đầu một công việc mới, đó là thời điểm người quản trị cần giúp họ vượt qua. Hai tác giả Phillips và Sean trong 37 Quick and Effective Productivity Techniques (NXB Kindle Edition, 2010) đã nêu ra một số cách đơn giản để người quản trị có thể giúp nhân sự mình

Cố gắng trong 5 phút thôi

Hãy đàm luận với viên chức rằng ai cũng có những phút đắn đo và khó nhất chính là lúc khởi đầu vào việc. Vấn đề là cần khoảng 5 phút để khởi đầu công việc, sau thời hạn ấy nhân sự sẽ có được động lực đi tiếp mà không dừng công tác lại. Cố gắng 5 phút sẽ là một cách để giúp nhân sự vượt qua sự lần chần khi vào việc mới.

Làm việc nhanh hơn tiết điệu thường ngày

bàn luận với nhân viên về việc họ nên điều chỉnh nhịp điệu làm việc nhanh hơn. Khi làm như vậy, họ sẽ tìm thấy một sự hứng khởi trong công việc. Một trong những công cụ hỗ trợ dễ dàng cho việc tăng tiết điệu này là âm nhạc. Vừa làm việc vừa nghe những bản nhạc nhịp nhanh, vui vẻ, yêu đời sẽ là một thí điểm thú vị và nhân sự dễ thành công khi ứng dụng cách này.



Xem lại cách dùng thời kì nhàn rỗi

Làm việc trong thời đại kỹ thuật số nên nhân viên hay bị đứt quãng công việc bởi điện thoại di động, email, blog, Twitter, Facebook, iPad hoặc tablet và danh sách này còn nối dài mỗi ngày. Những “cơ hội” gián đoạn công tác, cùng với ranh con giới không rõ ràng giữa sử dụng các thiết bị công và các thiết bị “tây riêng” trong giờ làm việc, làm cho chính nhân sự cũng khó phân biệt là mình đang ở trong trình trạng sẵn sàng làm việc hay đang dùng xen kẽ thời kì nhàn rỗi.

Cho nên viên chức phải luôn trong tâm trạng bằng lòng sẽ bị đứt quãng trong công việc. Tốt nhất là đàm đạo để nhân viên tự nhận ra họ cần “vô hình” hơn trong giờ làm việc so với thế giới bên ngoài.

Giải pháp thì rất nhiều, nhưng chỉ có khi nào hành vi của viên chức đổi thay qua việc tự ngăn chặn cơ hội gián đoạn công việc thì mới hiệu quả. Chỉ khi bước vào thời kì nhàn rỗi “thực sự” thì tất cả sự “vô hình” mới được gỡ bỏ. Sự phân định thời kì dứt khoát này giúp nhân sự không lưỡng lự khi vào việc.

Không chờ thời khắc thuận lợi mới làm việc

Giúp nhân viên nhận ra là họ không nên chờ đến lúc đủ điều kiện mới khởi đầu công tác. Ai cũng có lý do trì hoãn công việc, nhưng thường là luôn có lý do “chính đáng”. Trong thực tế khi làm việc, các điều kiện hiện có đôi khi rất tệ, vì vậy chẳng thể chờ đợi, trì hoãn mãi. Và làm việc trong khi “không đủ điều kiện” cũng cho thấy bản lĩnh công việc của mỗi nhân sự.

Việc gì có thể làm bữa nay thì không để tương lai

Câu này rất thân thuộc. Đôi khi việc rất gấp, nhưng rất khó để khởi đầu. Không một ai muốn điều này nhưng có những ngăn cản vô hình làm cho việc khởi đầu rất khó khăn. Thí dụ, việc sắp đặt lại email mỗi ngày chỉ mất vài phút, nhưng thiên hướng vẫn là cứ để vậy, cho đến khi buộc phải mở từng email lên giải quyết trong thế thụ động.

Rồi những cú điện thoại phải gọi nhưng do dự mãi không nhấc máy được cho đến khi phải nhấc máy một cách không thoải mái chút nào… Dùng câu rất quen này để lướt đi khi trù trừ. Xông vào những việc quan trọng trước lần khần còn là hệ quả đánh giá sự quan trọng của công tác sắp làm. Chính áp lực “quan trọng” này, làm viên chức ngại bắt đầu.

Khi tránh né vài lần, trong tâm lý viên chức thì các việc “quan trọng” ấy trở thành những việc không thú vị gì. Dần dần, theo thời gian là một danh sách công tác bị nợ lại ấy, bị ấp úng và không thoát ra được.

Hãy giúp nhân viên chiến đấu với đống nợ công tác này, khởi đầu từ những việc được nhân sự đánh giá là “quan yếu” nhất. Và đồng thời cất đi tâm lý tránh né những việc như vậy. Tái lập được danh sách công việc ưu tiên chính là bước đầu của việc lướt qua sự lần chần. Cái chính là mỗi đầu ngày, nhân sự sẽ “húc” vào các việc “quan yếu” nhất đó, và lần này là có thêm sự quan hoài san sớt của người quản trị.

Trương Chí Dũng, Giám đốc R&D, đơn vị Le&Associates

Sưu tầm: sách hay về quản lý nhân sự