Cấu trúc căn bản của phần mềm quản lý nhân sự - Hrm Blog

Cấu trúc cơ bản của phần mềm quản trị   viên chức

  Quản lý nhân viên   một cách chuyên nghiệp phức tạp không kém quản trị tài chính hoặc sản xuất. Do đó, để hỗ trợ quản lý viên chức cần có phần mềm đủ phong phú, đáp ứng các yêu cầu cơ bản của quản trị chuyên nghiệp.

Quản trị nhân sự một cách chuyên nghiệp phức tạp không kém quản lý tài chính hoặc sản xuất. Do đó, để hỗ trợ quản trị nhân sự cần có phần mềm đủ phong phú, đáp ứng các yêu cầu căn bản của quản trị chuyên nghiệp.

Nhu cầu quản lý nhân viên bằng phần mềm (PM).

Kinh tế thị trường đã làm đổi thay bản chất quan hệ giữa người lao động (NLĐ) và người sử dụng cần lao (NSD). Một mặt, công ty muốn khai khẩn tối đa năng suất làm việc của NLĐ, mặt khác NLĐ có toàn quyền đánh giá những lợi ích mình được hưởng có tương thích với sức cần lao bỏ ra để quyết định có gắn bó với NSD hay không. Giờ đây, nhu cầu về một hệ thống quản trị viên chức (QLNS) có khả năng cung cấp kịp thời những thông báo hai chiều cho cả NSD và NLĐ trở nên vô cùng cần thiết, đặc biệt là đối với các công ty sử dụng nhiều lao động cấp cao với đặc tính đòi hỏi cao về mặt đối xử từ phía tổ chức, khi mối quan hệ thúc đẩy NSD - NLĐ trở thành vô cùng phức tạp.

Cấu trúc hệ thống PM quản trị nhân viên

Một hệ PM QLNS tương đối đầy đủ gồm những cấu phần sau:

Quản trị các khoản được hưởng của nhân sự

Phân hệ này cho phép NSD thiết kế, đồ mưu hoạch ngân sách, quản trị, giám sát và bàn thảo với nhân sự về từng cấu phần trong gói quyền lợi NLĐ được hưởng; cho phép thiết kế và triển khai các chương trình lợi ích từ mức cho từng nhân viên đến mức toàn bộ phòng ban tổ chức. Phân hệ này cũng bao gồm các tiểu phân hệ tính toán khoản 'quyền lợi chia tay' khi một nhân viên ngừng làm việc với cơ quan.

Quản lý giấy tờ và phát triển nhân lực

Phân hệ này cho phép quản lý, theo dõi, phát triển và san sẻ nguồn lực giữa các cá nhân, nhóm làm việc, vị trí công tác... Từ thời khắc nhân viên bắt đầu gia nhập đến khi kết thúc làm việc với công ty. Một cách cụ thể hơn, phân hệ này bao gồm các tiểu phân hệ quản lý   tuyển dụng   , quản trị năng lực nhân sự, quản lý các chương trình huấn luyện, quản trị đánh giá hiệu quả công tác, quản lý kế hoạch   tập huấn   kế cận... Trong đó, phần quản lý hiệu quả công việc còn ít được vận dụng tại Việt Nam dù rằng khá quan yếu: Vào đầu mỗi năm, viên chức thường đồng ý với tổ chức về các mục tiêu cần đạt được trong năm theo nhiều tiêu chí như doanh số (nếu là nhân sự kinh doanh), năng suất làm việc, các khóa đào tạo hoặc văn bằng cần hoàn thành... Hệ thống sẽ lưu lại các chỉ tiêu này và mỗi quý hoặc 6 tháng cơ quan sẽ đánh giá kết quả hoạt động của nhân viên, so sánh với chỉ tiêu và đưa ra chỉ tiêu cho giai đoạn tiếp theo.

Quản trị ngày nghỉ/vắng

Phân hệ này cho phép viên chức kiểm tra số ngày phép và nghỉ còn lại trong năm, sau đó đăng ký xin nghỉ phép, nghỉ chế độ, vắng mặt... Hệ thống sẽ tự động gửi đề xuất này đến người quản lý trực tiếp của nhân viên để xin bằng lòng, sau đó gửi thông báo đồng ý ngược lại cho nhân viên, đồng thời thông tin cho các nhân sự khác trong cùng nhóm biết. Hệ thống này được tích hợp với một hệ thống email nội bộ như Lotus Notes và các thông báo nói trên được hệ thống chuyển qua Lotus Notes để gửi đến hộp thư của các đối tượng.

Tính toán   lương   và tổn phí

Lương thường gồm một số thành phần như sau: lương cơ bản, các khoản được tổ chức tính sổ (allowance), các khoản khấu trừ vào lương (thí dụ như trong khoản 20% BHXH thì nhân sự đóng 5%, công ty đóng 15%), các phụ cấp làm thêm giờ...

Khi công ty có những người có thu nhập chịu thuế thì vấn đề tính lương khá phức tạp, vì theo chế độ thuế thu nhập cá nhân hiện nay, thuế suất được tính lũy tiến phân biệt theo nhiều loại đối tượng. Từng cấu phần của lương phải được xác định là thu nhập chịu thuế hay không chịu thuế để vận dụng công thức thích hợp.

Việc tính toán thuế cho người có thu nhập cao là một việc phức tạp mà nhiều tổ chức nước ngoài tại Việt Nam thường phải thuê tư vấn. Một hệ thống PM được thiết kế tốt có thể giúp công ty hà tiện được đáng kể thời kì và công sức trong việc tính lương. Ngoài ra xây dựng hệ thống tính lương là một việc cần sự tham gia sâu của các chuyên gia về nhân công và thuế.

Tính toán và quản lý thưởng

Đây cũng là một việc phức tạp và phụ thuộc tùy vào mỗi cơ quan. Thông thường, các cơ quan dựa vào một số tiêu chí như doanh số đạt được, chất lượng công việc, thời gian làm việc, thâm niên, chức danh, nghĩa vụ... Để đưa ra một bảng tính số điểm thưởng cho các kỳ lễ tết, cuối năm... Việc theo dõi này nếu làm bằng tay sẽ không thể chi tiết và dễ dẫn đến tình trạng cào bằng, không cổ vũ được những nhân sự có cố gắng vượt bậc. Sử dụng PM sẽ giúp việc theo dõi này trở nên chi tiết, xác thực và đều đặn.

Quản lý thời gian làm việc

Quản lý thời kì làm việc có thể từ đơn giản như một chế độ đánh giá giờ vào ra, đến một hệ thống phức tạp như trong một cơ quan luật hoặc kiểm toán cần theo dõi đến từng giờ nhân viên đang làm việc cho khách hàng nào (thường được gọi là quản trị 'timesheet').

Một hệ thống quản trị 'timesheet' tốt thường được thiết kế theo kiểu client-server hoặc giao diện web. Vào cuối tuần từng viên chức sẽ tự khai báo (trên máy client) các công việc mình làm hàng ngày lên hệ thống, từng công việc này sẽ được gắn với một khách hàng/dự án cụ thể hoặc với một mã định trước nào đó (cho những việc không tác động trực tiếp đến khách hàng như đào tạo, nghiên cứu, họp nội bộ...). Các 'timesheet' này sẽ được tổng hợp qua mạng LAN/WAN hoặc intranet về CSDL chung trên server, làm cơ sở cho vô vàn báo cáo hữu dụng như báo cáo tổng hợp về số giờ toàn tổ chức sử dụng cho một khách hàng nào đó, hoặc các báo cáo phân tích về hiệu quả làm việc của viên chức.

Quản trị quỹ hưu bổng

Các công ty lớn của nước ngoài đều có một quỹ hưu trí trong đó NLĐ đóng góp một phần (có tính biểu tượng) và đơn vị góp phần còn lại trong suốt quá trình NLĐ làm việc cho tổ chức, sau đó quỹ được dùng để trả hưu trí cho NLĐ. Quỹ lương hưu này thường rất lớn, do vậy các đơn vị đều đưa vào đầu tư, hẳn nhiên với những điều kiện rất chặt chẽ để giảm thiểu rủi ro như đầu tư vào các trái phiếu chính phủ hoặc giấy má có giá của các công ty hàng đầu trên toàn cầu... Nhiều cơ quan cũng cho phép nhân viên được tham dự vào quá trình này và lựa chọn danh mục đầu tư mà họ muốn. Thông qua phân hệ quản lý quỹ lương hưu, đơn vị thông tin cho NLĐ biết số tiền NLĐ đã tích luỹ được trong quỹ lương hưu và tình hình đầu tư của khoản tiền này.

Lời kết

Quản lý viên chức một cách chuyên nghiệp cũng phức tạp không kém quản trị tài chính hoặc sinh sản. Đây vừa là một khoa học vừa là một nghệ thuật vì liên quan đến nguồn vốn quan yếu nhất trong doanh nghiệp là con người. Một hệ thống phần mềm quản lý nhân viên tốt tuy chẳng thể thay thế một giám đốc nhân viên tinh tế, nhưng chắc chắn sẽ cung cấp một dụng cụ hữu hiệu để   phòng nhân viên   khoa học hóa công việc hàng ngày.

Quantri.Vn

Thưởng tết 2015: 1 tháng lương cho lao động khu công nghiệp

(VietQ.Vn) - Đây là mức thưởng Tết 2015 đối với người lao động ở khu chế xuất - khu công nghiệp Hepza tại TP.HCM trong khi Đà Nẵng thông tin chi 1 tỷ cho người lao động khó khăn đón Tết.

Cần lao khu công nghiệp được thưởng Tết 2015 bình quân 1 tháng lương

Những tin tức mới nhất trên báo chí dẫn lời đại diện Phòng quản trị lao động Hepza cho biết đã có văn bản đến hơn 1.000 tổ chức do Hepza quản trị đề xuất thông tin tình hình lương, thưởng, phúc lợi và kế hoạch nghỉ tết năm nay đối với người cần lao. So với thời khắc cùng kỳ số doanh nghiệp báo cáo tình hình lương, thưởng tết 2015 đối với người cần lao nhiều hơn.

Hiện Phòng quản lý lao động đang gấp rút tổng hợp số liệu về lương, thưởng, phúc lợi và kế hoạch nghỉ tết từ các cơ quan để ban bố cho người lao động nắm tình hình, lặng tâm làm việc.

“Thống kê sơ bộ cho thấy, các cơ quan thưởng cho người lao động bình quân một tháng lương (mức lương giao động từ 3,3 đến 4,7 triệu đồng/tháng tùy loại hình tổ chức)”, đại diện phòng này tiết lộ.



Năm 2014, mức thưởng tết tại các tổ chức thuộc KCX-KCN ở TP.HCM, bình quân 1 tháng lương, giao động từ 3,2 triệu đồng (DN trong nước) và 4,7 triệu đồng (cơ quan vốn đầu tư ngoài nước). Bên cạnh đó các doanh nghiệp còn hỗ trợ hàng nghìn vé xe cho công nhân về tết.

Ảnh hưởng đến tình hình trả lương thưởng, phúc lợi cho người lao động trong dịp tết 2015, Sở LĐ-TB&XH TP.HCM đã có công văn đề nghị các công ty, doanh nghiệp, công ty thuộc các thành phần kinh tế trên địa TP.HCM thực hiện việc trả lương, thưởng cho người cần lao.

Sở LĐ-TB&XH TP đề xuất các công ty thông báo sớm và đầy đủ kế hoạch trả lương, trả thưởng trong dịp tết dương lịch và Tết Âm lịch năm 2015 trước ngày 31/12/2014.

Đà Nẵng chi 1 tỷ tiền thưởng Tết 2015 cho người lao động khó khăn

Liên đoàn cần lao TP Đà Nẵng cho hay, cơ quan đang tiến hành khảo sát để phân bổ trợ cấp cho công nhân sự chức, cần lao có tình cảnh khó khăn nhân dịp Tết nguyên đán Ất Mùi.

Theo đó, Liên đoàn sẽ trao tặng 2.000 suất quà trị giá 1 tỷ đồng cho công viên chức chức, cần lao có hoàn cảnh khó khăn, bị tai nạn cần lao, bị bệnh hiểm nghèo đã điều trị dài ngày, đoàn tụ công đoàn gặp rủi ro trong cuộc sống.

Ngoài số quà nói trên, Liên đoàn cũng sẽ kết hợp với các công đoàn cơ sở doanh nghiệp nhiều hoạt động văn hóa, văn nghệ nâng cao đời sống ý thức cho công nhân cũng như vận động các chủ đơn vị bảo đảm tốt chế độ lương, thưởng cho người cần lao trong dịp tết nguyên đán.

Minh Thùy (tổng hợp từ luật pháp TP.HCM, tiên phong)