Giải Quyết Tình Trạng “Trễ Vài Phút”

Giải Quyết Tình Trạng “Trễ Vài Phút”

Có khi nào bạn tự hỏi rằng những chậm trễ nho nhỏ về thời gian, chẳng hạn đi làm trễ vài phút, vào họp trễ vài phút… sẽ gây tương tác xấu đến đâu cho công ty? Nên xử lý những trục trẹo “nho nhỏ” mà khá phổ thông đó như thế nào?

Đã có nhiều biện pháp cho vấn đề này và ở đây, mời độc giả tham khảo sự nhìn nhận của Diana DeLonzor - một chuyên gia về quản lý thời gian, tác giả quyển sách Never Be Late Again: 7 Cures for the Punctually Challenged (lâm thời dịch: Bảy biện pháp tránh tình trạng trễ nải) do Nhà xuất bản Post Madison ấn hành năm 2003. Diana DeLonzor cho rằng hồ hết nhân viên có trục trẹo về thời kì là do không chủ động quản lý được thời gian.

Người thường chậm trễ thuộc mẫu người hay trù trừ, không quyết đoán. Từ đó, tác giả đề nghị ba biện pháp để áp dụng trong doanh nghiệp và bốn biện pháp ứng dụng cho cá nhân. Cụ thể, các đơn vị nên ứng dụng ba giải pháp là:

1.Làm sờn người hay đi họp chậm trễ

Gửi email trước 30 phút để nhắc về cuộc họp và đề nghị mọi người đi đúng giờ hoặc nhắc nhở lịch họp qua mạng máy tính nội bộ. Đóng cửa phòng họp vài phút sau khi bắt đầu cuộc họp và tiến hành bàn bạc ngay những vấn đề quan trọng nhất. Mở cửa cho người vào trễ nhưng không nhắc lại nội dung đã đàm luận cho những người đến trễ.

2. Khen thưởng người luôn đúng giờ và đi làm đều đặn

Khen thưởng không chỉ đơn thuần là sự biểu dương các cá nhân tôn trọng nội quy, mà còn là lời nhắn nhủ rằng văn hóa công ty luôn đề cao những người đúng giờ. Nên ghi nhận điều này trong giấy tờ nhân viên và có thể tìm thêm các hình thức thưởng có ý nghĩa khác. 3 Giải quyết tình trạng trễ nải ở góc độ cá nhân.

Ai trễ thường xuyên có thể bị xử lý kỷ luật, nhưng trước hết nên xếp đặt một buổi gặp riêng để nắmđược nguyên cớ khiến nhân sự thường trễ nải và tìm cách khắc phục, đồng thời nhắc nhở về các chính sách quản lý nhân sự của công ty, nêu rõ các hậu quả mà người ấy phải gánh chịu nếu còn tiếp tục trễ. Ghi biên bản cuộc gặp gỡ để bổ sung vào giấy tờ cá nhân.

Trước khi chấm dứt cuộc gặp gỡ, cho nhân sự biết là sẽ có biện pháp theo dõi để thấy được tiến bộ về giờ giấc của người ấy. Đối với những nhân sự đang gặp rắc rối với việc quản trị thời gian, Diana DeLonzor khuyên nên làm bốn việc để thay đổi được tình trạng trễ tràng:

1. Học cách ước lượng thời kì.

Hồ hết người trễ nải là do ước tính sai thời gian cần cho việc hoàn tất công việc. Cần phải học lại việc ước lượng thời gian và biết ngừa những tình huống có thể bị tốn thời kì để dự trữ thời gian đầy đủ hơn.

2. Bỏ kiểu nghĩ suy “Mình luôn làm kịp mọi việc”

Nhiều người cứ nghĩ mình sẽ làmviệc xong vào một thời điểm nào đó nhưng do gặp phải những điều bất thần cần phải giải quyết nên mới bị trễ. Để tránh sự chủ quan khi sử dụng thời gian như vậy, hãy khởi đầu công việc ngay khi có thể, thậm chí sớm hơn dự kiến và dành một khoảng thời kì “phòng hờ” những sự cố vụn vặt.

3. Đi làm sớm hơn

Nhiều người thường đến công ty là lao vào làm việc ngay, không nghỉ đôi phút để điểm qua những việc nhỏ cần làm trong ngày. Nếu đến nơi làm việc sớm chừng chục phút thì sự chuẩn bị cho một ngày làm việc mới sẽ chu đáo hơn, ít gặp trục trặc hơn.

4.Làm chủ thời kì

Đầu mỗi buổi sáng, luôn phác thảo lịch làm việc cả ngày bằng cách viết ra giấy để xác định rõ thời điểm bắt đầu từng việc cụ thể. Chuyện quản lý thời gian luôn làm nhọc lòng các nhà quản trị.

Không chỉ giúp nhân sự tăng cường kỹ năng chuyên môn, mà giúp họ làm việc, ngơi nghỉ đúng giờ giấc cũng là nghĩa vụ của các sếp.

Trương Chí Dũng, Giám đốc R&D, công ty Le&Associates
Nguồn tham khảo: học viên chức ở bcc